公司邮箱使用细则（通用3篇）
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2024-07-24
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公司邮箱使用细则（通用 3篇）
公司 箱使用 篇邮 细则 1
为了规范公司发送邮件的格式统一、文件名命名标准化，进一步健全和完善内部管理
体系,使公司的各项管理更加科学化,制度执行更加规范化，特修订本规定。
一、电子邮箱地址：
统一使用公司开通的企业邮箱，企业邮箱域名为： (即为邮箱后缀)，邮箱用户名为
个人姓的全拼名的首字母组合。单个名字的为姓名的全拼(若有不清楚个人公司邮箱的请
参考公司通讯录或咨询公司前台)。
例： ( 周 凯邮箱)
(姜言言邮箱)
二、电子邮箱管理及使用方法：
1 、 邮箱管理：行政部前台工作人员负责开通和管理员工个人电子邮箱，并对新进员
工或不会使用企业邮箱的员工进行初步培训。
2 、 开通：企业邮箱开通后，使用者可登录邮箱网络地址页面，输入个人用户名与个
人密码登录邮箱，并在第一时间更改初始密码，以保邮件的安全性。 邮件客户端管理：
公司统一使用 FOXMAIL 邮件客户端对邮件进行管理，同时使用统一个人签名。个人签名使
用如下:打开 FOXMAIL→ → → → →点击工具按钮 进入账号管理 点击签名 编辑姓名 编辑内容：
(电话、传真、手机、邮箱、公司网址、地址、公司 logo 标志)→在新邮件、新邮件/转发
→中点击新签名 点击确定保存。
3 、 邮件检查：公司全员上班之后第一件事为打开企业邮箱检查邮件，在外出差的同
“ ”事对邮箱设置 邮件到达短信提醒功能 ，以便及时处理公务。
4 、 邮件撰写
(1) 称呼。可以称呼对方姓名及身份，注意如果发给多人的话，有时还要注意
一个顺序问题。
(2) 确保无错别字，表述准确，尽量避免有歧义的词语。 表述有条理。需要谈多件
事情时，用 1、2、3 、等标识。 合理使用大写，加粗等功能，以突出重点。 使用结束
语。如: 有任何问题请随时联系我;或显示诚恳和感谢，如：此致敬礼。
5 、 邮件发送
收件人：
是你希望直接看到这封邮件或给出回应的联系人。
抄送：
一般是事件相关联系人。
密件抄送：
如果一封邮件抄送给 5人，而密送给 2人，那么密送的两个人就知道你还同时抄送了
另5 人， 但抄送的 5人却不知道你密送了其他人。同时，密送的 2个人之间也看不到对方
的信息。
6 、 邮件回复
(1) 所有邮件应在邮件发送后 24 小时内进行回复。
(2) 不要随便点击全部回复。
(3) 转发或答复邮件时，再次核对邮件主题，有必要时重新设计主题，使其更准确表
„„达你的意思，避免看到这样的主题：转发：转发：转发：转发
(4) 指正别人错误时，尽量以电话或单独回信建议，应避免使用群组信件功能。
(5) 对于事件不熟悉或者事件尚处于待确认阶段，也应避免使用群组信件。
7 、附件
(1) 公司内部提交文件，一律使用企业邮箱，以附件形式提交，最大不要超过 5M。
(2) 发送邮件前务必检查是否已添加附件，以防漏发。
三、提交邮件文件名命名(见共震文件名使用管理规定)
四、企业邮箱使用范围：
1 、 对内使用：共震科技所有在职员工，提交文件一律通过企业邮箱写邮件(除特别
指定的邮件外)。
2、对外使用：凡涉及到公司正常业务往来的，一律使用个人的企业邮箱。凡涉及的
业务属于非常规的业务，一律使用公司的公共邮箱，由行政部指定负责人负责处理。(邮
箱帐号：)
五、不按规定使用的处理办法：
1 、 邮件提交
·未通过公司邮箱
·未按要求格式
2 、 邮件未回复
处理方法：未按照以上两点发送文件，所发邮件内容以无效处理。
六、注意
1 、虽然电子邮件是基本，快速的沟通工具，但是请不要忽略最良好的沟通方式：面
对面的交流。
2 、 对于非常紧急重要的事情，可以先发送电子邮件提醒对方注意，但必要的电话及
当面沟通可以有效的加速事件进展。
3 、 对于文字表达不清的事情，请直接用电话或当面沟通，避免邮件重复来回耽误时
间，降低效率。
办公室
20xx 年4月2日
公司 箱使用 篇邮 细则 2
为使公司的制度及管理流程更加规范，中通石油集团有限公司的邮箱使用做如下规
定：
1 、 公司为每一位员工配备企业邮箱。
1) 默认安装设置邮箱客户端为：
2) 用户名为：(“ ”如王雪华 他的邮箱名称为)用户名严禁改动与调换。
3) 邮箱密码修改：第一时间登陆邮箱网页地址
4) 邮箱账户属性中个人信息为：本人真实全名。如：王雪华
5) 默认信纸规范如下：
姓名(10 号字体加粗 黑色)
职务 手机号(10 号字体加粗 黑色)
X有限公司(10 号字体加粗 黑色)
平台网址：(10 号字体加粗 黑色)
地址 邮编(10 号字体加粗 黑色)
2、申请人员管理
建立企业邮箱的目的主要是方便外岗人员进行对内联系，为合理有效的使用邮箱经公
司领导决定，符合一下要求的人员才有资格申请企业邮箱账号：
(1) 总公司所有人员，分公司、厂里副经理以上干部;
(2) 各分(支)营销、项目经理;
摘要：
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公司邮箱使用细则（通用3篇）公司箱使用篇邮细则1 为了规范公司发送邮件的格式统一、文件名命名标准化，进一步健全和完善内部管理体系,使公司的各项管理更加科学化,制度执行更加规范化，特修订本规定。 一、电子邮箱地址： 统一使用公司开通的企业邮箱，企业邮箱域名为：(即为邮箱后缀)，邮箱用户名为个人姓的全拼名的首字母组合。单个名字的为姓名的全拼(若有不清楚个人公司邮箱的请参考公司通讯录或咨询公司前台)。 例：( 周凯邮箱) (姜言言邮箱) 二、电子邮箱管理及使用方法： 1 、邮箱管理：行政部前台工作人员负责开通和管理员工个人电子邮箱，并对新进员工或不会使用企业邮箱的员工进行初步培训。...
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